Générateur de message de répondeur professionnel.

Un appelant qui tombe sur votre répondeur se pose trois questions en quelques secondes : suis-je au bon endroit, vais-je être rappelé, que dois-je dire ? Votre message répond aux trois avant qu'il raccroche.

L'ordre qui marche presque toujours

1. Le nom de l'entreprise, en premier, avec votre prénom si vous travaillez seul : l'appelant vérifie qu'il ne s'est pas trompé.
2. La raison de l'absence, en une demi-phrase. « Je suis en intervention » suffit.
3. Quand vous rappelez. C'est la phrase la plus importante. « Dès que possible » ne donne aucune raison d'attendre ; un délai précis, si.
4. Ce qu'il faut laisser : nom, numéro, commune, objet de l'appel. Quatre informations, pas sept.
5. Une autre porte, si elle existe : un numéro d'astreinte ou un confrère pour les urgences.

La promesse que vous pouvez tenir

Ne promettez pas un rappel dans l'heure si vous êtes sur un chantier jusqu'au soir. Un client qui attend en vain un rappel promis est plus déçu qu'un client à qui l'on a annoncé un délai plus long. Promettez le délai que vous tenez les mauvais jours, pas les bons. C'est pour ça que l'outil ne vous en propose aucun : c'est le vôtre.

Ce qu'on évite

• Les formules creuses comme « votre appel est important pour nous » : une heure de rappel rassure davantage.
• Réciter toute la semaine d'horaires pendant vos heures d'ouverture : gardez-les pour le message du soir et du week-end.
• Oublier le message de congés à la reprise : notez dans votre agenda, le jour du retour, « remettre le répondeur ».

Où l'enregistrer

Sur un portable, le message d'accueil se change depuis le menu de votre messagerie vocale. Sur une ligne fixe ou un standard virtuel, depuis l'espace client de l'opérateur, où l'on peut souvent prévoir un message par plage horaire.

Cet outil ne traite pas les standards à choix (« tapez 1, tapez 2 »), ni les messages de cabinets de santé, qui ont leurs propres consignes : le guide complet en donne des modèles.